DATENSCHUTZERKLÄRUNG

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Frank Ullmann HR Development

Seit An­be­ginn un­se­rer Ar­beit mit dem P.A.T. (Per­so­nal­ity As­ses­se­ment Test), vor fast 30 Jah­ren, war der Schutz Ih­rer Da­ten und die der­je­ni­gen, die den Fra­ge­bo­gen in Ih­rem Auf­trag ausgefüllt ha­ben, im­mer ein zent­ra­les An­lie­gen. Schon vor etwa 20 Jah­ren hat­ten wir Be­such ei­nes Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten aus Ham­burg/Köln, der den rich­ti­gen Um­gang mit den sensiblen Da­ten feststell­te.

Wir stel­len ab so­fort auch eine si­che­re tech­ni­scheUm­ge­bung zur Ver­fü­gung. Alle Da­ten/Mails wer­den trans­port­ver­schlüs­selt (SSL/TLS/STARTTLS) übertragen.

Ab dem 25. Mai 2018 gilt EU-weit die Da­ten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO). Das be­deu­tet ein­heit­li­cher und star­ker Da­ten­schutz für Sie, Ihre Mit­ar­bei­ter und Be­wer­ber, die den P.A.T. Fra­ge­bo­gen nut­zen oder ein­set­zen:

• Alle per­sön­li­chen Da­ten, wie Name, Ad­res­se, Te­le­fon­num­mern, E-Mail wer­den nur bei uns ge­spei­chert. Die­se Da­ten wur­den schon bis­her und wer­den auch künf­tig nicht an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben; sie sind nur für den normalen Geschäftsverkehr zwischen Ihnen als Auftraggeber und uns als Auftragnehmer bestimmt.
• Alle sen­sib­len Da­ten, die uns nach dem Aus­fül­len des P.A.T. verschlüsselt er­rei­chen, werden nur in Form ei­nes Sco­reblat­tes ge­spei­chert. Es kann auch ver­ein­bart wer­den, dass der Fra­ge­bo­gen ano­nym aus­ge­füllt wird, so dass nur der Auf­trag­ge­ber die per­sön­li­chen Da­ten kennt. In die­sem Ver­fah­ren wird nicht sichtbar, wie die ein­zel­nen Fra­gen beantwortet wur­den; es ist le­dig­lich ein zu­sam­men­ge­fass­tes Er­geb­nis in Form von Zah­len und Buchs­ta­ben, das durch Drit­te nicht ge­le­sen oder in­ter­pre­tiert wer­den kann. Die­ses Sco­reblatt wird zu sta­tis­ti­schen Zwe­cken, ohne An­ga­be der per­sön­li­chen Da­ten, auf­be­wahrt.
• Eine PAT Aus­wer­tung wird nur von aus­ge­bil­de­ten, li­zen­sier­ten Eva­lu­ie­rern erstellt. Sie sind im Rah­men der Zu­sam­men­ar­beit eben­falls zur Vers­chwie­gen­heit ver­pflich­tet. Und weil die­se nur Teil­er­geb­nis­se erstel­len und/oder die per­sön­li­chen Da­ten nicht ken­nen, sind sie nicht in der Lage ir­gend­wel­che Da­ten wei­ter­zu­ge­ben.
• Fer­ti­ge PAT Aus­wer­tun­gen wer­den eben­falls über den si­che­ren Ser­ver ver­schickt. Der Emp­fän­ger ist aus­schließ­lich der Auf­trag­ge­ber, mit dem der Mit­ar­bei­ter/Be­wer­ber/Kan­di­da­t ver­ein­bart hat, dass er den PAT nut­zen will. Zu­sätz­lich wird die PDF-Da­tei mit ei­nem Pass­wort ver­se­hen, das in­di­vi­du­ell ver­ein­bart wird. Mit ei­ni­gen Kun­den ma­chen wir das schon seit vie­len Jah­ren. Soll­ten Sie bis­her da­rauf ver­zich­tet ha­ben, set­zen Sie sich bit­te mit uns in Ver­bin­dung.
• Wie schon in der Ver­gan­gen­heit, wer­den alle PAT Aus­wer­tungen nach spä­tes­tens drei Mo­na­ten ge­löscht. Die Auf­be­wah­rung für die­sen Zeit­raum ge­schieht des­halb, weil Sie und/oder der Mit­ar­bei­ter/Be­wer­ber even­tu­ell noch er­gän­zen­de Fra­gen ha­ben. Da­nach kön­nen Rück­fra­gen nur noch be­ant­wor­tet wer­den, wenn Sie als Auf­trag­ge­ber oder der Mit­ar­bei­ter/Be­wer­ber die per­sön­li­che PAT Num­mer kennt und die­se be­nen­nen kann. Dann kann auf das neu­tra­li­sier­te Sco­reblatt zu­rück ge­grif­fen wer­den.
  Soll­te der Wunsch bes­te­hen, alle Da­ten so­fort zu lö­schen, wird auch das so­fort ge­sche­hen.

Aus­kunfts­recht

Sie ha­ben das Recht, von Frank Ull­mann HR De­ve­lop­menteine Be­stä­ti­gung da­rü­ber zu ver­lan­gen, ob wir Sie be­tref­fen­de per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten ver­ar­bei­ten oder speichern. Ist dies der Fall, so ha­ben Sie ein Recht auf Aus­kunft über die­se per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten.

Als PAT An­wen­der oder Nut­zer kön­nen Sie die­se Aus­kunft un­ter ull­mann@ullmann.net an­for­dern.

Sie ha­ben zu­dem ein Recht auf fol­gen­de In­for­ma­ti­o­nen:

• die Ver­ar­bei­tungs­zwe­cke.
• die Ka­te­go­ri­en per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten.
• die Emp­fän­ger oder Ka­te­go­ri­en von Emp­fän­gern, ge­gen­über de­nen die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten of­fen­ge­legt wor­den sind oder noch of­fen­ge­legt wer­den, ins­be­son­de­re bei Emp­fän­gern in Dritt­län­dern oder bei in­ter­na­ti­o­na­len Or­ga­ni­sa­ti­o­nen.
• falls mög­lich, die ge­plan­te Dau­er, für die die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten ge­spei­chert wer­den oder, falls dies nicht mög­lich ist, die Kri­te­ri­en für die Fest­le­gung die­ser Dau­er.
• das Bes­te­hen ei­nes Rechts auf Be­rich­ti­gung oder Lö­schung der be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten oder auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung durch den Ver­ant­wort­li­chen oder ei­nes Wi­der­spruchs­rechts ge­gen die­se Ver­ar­bei­tung.
• das Bes­te­hen ei­nes Be­schwer­de­rechts bei ei­ner Auf­sichts­be­hör­de.
• alle ver­füg­ba­ren In­for­ma­ti­o­nen über die Her­kunft der Da­ten.
• Fremddaten werden nicht hinzugezogen.
• Per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten werden nicht an ein Dritt­land oder an eine in­ter­na­ti­o­na­le  Or­ga­ni­sa­ti­on über­mit­telt.
• es werden keine Datenanalyse- oder Trackingtools verwendet, es findet insbesondere keine initiierte Datenübertragung an Google oder Facebook oder ähnliche Dienste statt.
• auf der Webseite werden aus technischen Gründen sogenannte Cookies verwendet, die kurzzeitig Informationen auf Ihrem Computer speichern und automatisch kurze Zeit nach Verlassen der Webseite entfernt werden. Eine weitere Auswertung von Cookies findet über die technisch notwendige Funktion der Webseite hinaus nicht statt.

Frank Ull­mann HR De­ve­lop­ment

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PRIVACY NOTICE

Frank Ullmann HR Development

Since the very beginning of our work with the P.A.T. (Personality Assessment Test), almost 30 years ago, the protection of its data and of those who filled out the questionnaire on its behalf has always been a key concern. As early as around 20 years ago, we had a visit from a Data Protection Officer from Hamburg/Cologne, who determined the correct way in which to deal with sensitive data.

In addition, we are henceforth providing a secure technical environment. All data/emails will be transferred with transport encryption (SSL/TLS/STARTTLS).

As of the 25thMay 2018, the General Data Protection Regulation (GDPR) is applicable across the EU. This means more standardised and stronger data protection for you, your employees, and applicants who use or implement the P.A.T. questionnaire:

• All personal data, such as name, address, telephone numbers, emails, will only be stored with us. As was already our policy in the past, this data will continue to not be disclosed to third parties in the future; they are only intended for normal business dealings between you as a client and us as a contractor.
• All sensitive data which reaches us in encrypted form after being filled out in the P.A.T. form will only be saved in the shape of a score sheet. We can also arrange for the questionnaire to be filled out anonymously, meaning that only the client knows the personal data. During this process, how the individual questions were answered will not be visible; this is only a summarised result in the form of numbers and letters, which third parties will not be able to read nor interpret. This score sheet will be kept for statistical purposes, without any record of the personal data.
• A PAT evaluation will only be generated by trained, licensed evaluators. These are also sworn to secrecy within the framework of the collaboration. Due to the fact that these evaluators only generate partial results and/or do not know the personal data, they are not able to disclose any data.
• Completed PAT evaluations will also be sent via the secure server. The recipient is exclusively that client with whom the employee/applicant/candidate has agreed that they wish to use the PAT. Additionally, the PDF file will be protected with a password, which will be agreed upon individually. We have already been doing this with some customers for many years. Should you previously have waived this option, please get in touch with us.
• As was the case previously, all PAT evaluations are deleted after three months at the latest. We keep evaluations for this length of time in case you and/or the employee/applicant has any potential additional questions. After this time has passed, queries can still be answered if you as the client, or the employee/applicant, knows the personal PAT number and can name this. Then, we can fall back on the neutralised score sheet.
  Should you wish all your data to be deleted immediately, this will also take place immediately.

Right of Access

You have the right to demand confirmation from Frank Ullmann HR Development as to whether we process or store personal data which concerns you. If this is the case, you have a right of access to this data.

As a PAT operator or user, you can request this information at ullmann@ullmann.net.

Furthermore, you have a right to the following information:

• the purposes of processing.
• the categories of personal data.
• the recipients or categories of recipients to whom the personal data has been or will still be disclosed, especially for recipients in third countries or for international organisations.
• where possible, the intended duration for which the personal data will be retained or, if this is not possible, the criteria for the determination of this duration.
• the existence of the right to request from the Data Controller rectification or erasure of personal data concerning you or restriction of processing of personal data concerning you or to object to such processing.
• the right to lodge a complaint with a supervisory authority.
• any available information as to the source of the data.
• external data will not be consulted.
• personal data will not be transferred to a third country or to an international organisation.
• no data analysis or tracking tools will be used, in particular, no initiated data transfer to Google, Facebook, or similar services, will take place.
• so-called ‘cookies’ are used on our website for technical reasons, which save information on your computer in the short term and which are automatically deleted a short time after you leave the website. An evaluation of cookies which goes beyond that which is required for the technical functioning of the website does not take place.

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